Mengenal Istilah Unit Meeting

MANFAAT UNIT MEETING

           Mengenal Istilah Unit Meeting – Apa sebenarnya yang dimaksud dengan Unit Meeting, mungkin sebagian dari Sales Force telah sering mengadakan ataupun menghadiri Unit Meeting. Namun, mungkin masih ada yang bertanya-tanya apa sebenarnya isi dari Unit Meeting itu sendiri.

            Unit Meeting merupakan suatu Pertemuan bagi para Sales Force yang dipimpin oleh Manager untuk menentukan sasaran atau target bisnis, mensosialisasikan aturan bisnis, menambah pengetahuan dan keterampilan, memecahkan masalah, dan memberikan penghargaan dalam suasana kekeluargaan yang akrab dan hangat.

Baca juga: Silaturahmi yang menambah Rizki dan Panjang Umur

            Sebagaimana definisi dari Unit Meeting diatas terlihat ada beberapa manfaat penting dari pertemuan tersebut, antara lain :

1. Menetapkan target atau sasaran bisnis
2. Mensosialisasi aturan bisnis
3. Menambah pengetahuan dan keterampilan
4. Memecahkan masalah
5. Menghargai peserta meeting dengan berbagai penghargaan
6. Mengakrabkan para peserta meeting

AGENDA UNIT MEETING

            Lalu, bagaimana melakukan Unit Meeting yang efektif dan efisien bagi anggota unit kita. Dibawah ini beberapa tips bagaimana melakukan unit meeting yang efektif.

1. Memilih Peserta
2. Membuat Agenda
3. Membuka Unit Meeting
4. Mengemukakan Aturan dalam Unit Meeting
5. Manajemen Waktu
6. Menutup Unit Meeting

MEMILIH PESERTA

            Mungkin kita sedikit bertanya-tanya mengapa peserta Unit Meeting perlu dipilih, bukankah mereka mempunyai kedudukan yang sama sebagai Sales Force. Kalau dilihat dari sudut pandang kedudukan sebagai Sales Force memang mereka memiliki kedudukan yang sama, akan tetapi setiap Meeting atau Pertemuan itu pastinya memiliki suatu tujuan. Jika kita berkaca pada setiap tujuan Unit Meeting, pertanyaan yang perlu kita tanyakan pada diri kita, apakah semua Dealer atau Team Captain perlu ikut serta dalam Unit Meeting tersebut. Jawabannya adalah tergantung dari Tujuan diadakannya Unit Meeting tersebut. Misalkan jika Agenda Unit Meeting itu bertujuan untuk mentraining dealer-dealer baru dalam unit kita, maka hanya dealer baru lah yang menjadi peserta Unit Meeting tersebut. Begitu juga jika Agenda Unit Meeting kita bertujuan menjelaskan mekanisme menjadi Team Captain, maka yang perlu ikut serta dalam Unit Meeting tersebut adalah para Dealer Potensial yang ingin mengikuti jenjang karir, demikian seterusnya.

Baca juga: Managerial Training

            Walaupun demikian, dalam memilih peserta ini, Kita bisa juga mendapat input dari orang lain mengenai siapa lagi yang perlu kita undang. Input atau Masukan tersebut bisa kita terima jika memang orang lain yang disarankan akan diundang memang bisa menambah efektifitas kita dalam memenuhi tujuan Unit Meeting.

            Selain itu, bila memungkinkan hubungilah satu per satu setiap peserta Unit Meeting dan beritahukanlah betapa pentingnya tujuan Unit Meeting ini bagi mereka. Dan berikanlah mereka kesadaran betapa kehadiran mereka begitu penting bagi perkembangan bisnis mereka.

MEMBUAT AGENDA

            Unit Meeting tanpa adanya Agenda Unit Meeting, bagaikan sayur tanpa garam dan bagaikan rendang tanpa cabai. Ungkapan tersebut mengungkapkan bagaimana pentingnya Agenda dalam Unit Meeting. Karena Unit Meeting tanpa Agenda akan menjadikannya pertemuan biasa saja.

            Lalu, bagaimana kita menentukan Agenda Unit Meeting atau rapat yang Efektif bagi Unit kita. Berikut beberapa tips bagaimana melakukannya.

1. Pikirkan apa saja yang ingin anda capai bersama Unit (Dealer/Team Captain) anda
2. Tanyakan kepada Dealer atau Team Captain apa yang bisa dibantu
3. Lihat data setiap Dealer dan Team Captain untuk menyelidiki masalah yang ada

Nah, jika tiga tindakan diatas kita lakukan, maka akan memudahkan kita untuk menentukan Agenda Unit Meeting yang akan kita lakukan. Apakah Agenda Unit Meeting tersebut berupa

• Training, seperti training Dealer Baru; training bagaimana mengadakan Party yang efektif; training Jenjang Karir; training bagaimana melakukan Rekrut yang efisien; training pengetahuan Produk; dan sebagainya
• Penjelasan Program Activity Bulanan
• Monitoring Pencapaian Activity Bulanan
• Penjelasan Program Challenge, seperti Winning Team Celebration (WTC), All Star Celebration (ASC), Manager Conference (MC), dan sebagainya
• Monitoring Pencapaian Program Challenge
• Pemberian Penghargaan tingkat Unit bagi yang berprestasi
• Dan sebagainya sesuai dengan tujuan Unit

MEMBUKA UNIT MEETING

            Pembukaan Unit Meeting merupakan hal yang sangat penting untuk memberikan kesan pentingnya Unit Meeting ini bagi para pesertanya. Walaupun Unit Meeting ini begitu pentingnya, namun penyampaian pembukaan dalam Unit Meeting bisa saja dilakukan dengan suasana yang santai dan akrab.

            Berikut beberapa hal yang bisa kita lakukan dalam membuka Unit Meeting, antara lain :

• Selalu mulai Tepat Waktu; hal ini akan menunjukkan penghargaan kita bagi mereka yang datang tepat waktu, dan ingatkan kembali bagi mereka yang datang terlambat betapa seriusnya tujuan Unit Meeting bagi perkembangan bisnis mereka.
• Sambutlah Para Peserta dan Berterima Kasih atas kedatangan mereka
• Berikan Review atau Penjelasan Singkat mengenai Topik-topik yang akan dibahas dalam Unit Meeting; Berikan kesempatan bagi Peserta untuk memahami setiap topik yang akan dibahas dalam Unit Meeting tersebut.
• Ingatkan Para Peserta untuk bersemangat dalam mengikuti Unit Meeting
• Jelaskan Peran Anda dalam Unit Meeting

MENGEMUKAKAN ATURAN DALAM UNIT MEETING

            Aturan dalam Unit Meeting ini sangatlah penting bagi kelancaran dan efektifitas Meeting dalam mencapai tujuan yang telah diagendakan. Berikut ini beberapa contoh Aturan dalam Unit Meeting.

• Berpartisipasi Aktif
• Fokus dan Konsentrasi
• Memberi Kesempatan Orang Lain Mengemukakan Pendapat
• Sopan dalam Bertanya dan Berbicara
• Mematikan atau Mensunyikan (silent) semua Alat Komunikasi
• RAHASIA (tidak untuk disebarluaskan), jika memang diperlukan
• Dan sebagainya

Aturan dalam Unit Meeting ini tidak harus dibuat setiap kali kita mengadakannya, akan tetapi perlu terus disosialisasikan setiap Meeting, terutama jika terdapat Peserta Unit Meeting Baru.

MANAJEMEN WAKTU

          Salah satu hal yang terkesan sulit dalam menyelesaikan agenda dalam Unit Meeting adalah bagaimana kita mengelola waktu di Unit Meeting. Berikut beberapa cara untuk mengelola waktu dalam rapat.

• Susun Agenda Rapat dari Topik Utama hingga Topik Tambahan
• Bahas Topik Utama terlebih dahulu dibandingkan Topik Tambahan. Misalkan Topik Utamanya adalah Sosialisasi Ketentuan Challenge Team Captain bagi Dealer Baru, sedangkan Topik Tambahannya adalah Pengenalan Benefit Program Executive Manager Prestigious Club (EMPC), maka yang dilebih dahulukan untuk dibahas adalah Challenge Team Captain.
• Umumkan Agenda Unit Meeting beserta Waktu Bahasan setiap waktunya
• Masukkan Waktu Cadangan dalam setiap topik bahasan, misalkan waktu untuk 1 topik adalah 1 jam, maka berikan waktu cadangan 15 – 30 menit. Jadi, ketika diumumkan berikan penjelasan bahwa waktu yang disiapkan untuk topik tersebut adalah 1,5 jam, bukan 1 jam.
• Minta salah Satu Peserta untuk menjadi Time Keeper  atau Pengontrol Waktu agar kita diingatkan 30 menit hingga 15 menit sebelum Waktu Bahasan sebuah Topik sudah mau habis.
• Jikalau 1 topik telah selesai dibahas lebih cepat dari waktu yang telah disediakan, jadikanlah waktu yang lebih tadi sebagai waktu cadangan tambahan apabila ada topik lain yang dibicarakan melampaui waktu yang telah disediakan. Intinya jika total waktu Unit Meeting yang telah kita siapkan sejumlah 3 jam, maka waktu yang dipakai tidak lebih dari 3 jam.

Walaupun demikian, andaikan masih saja waktu yang disiapkan dirasakan kurang, sedangkan Para Peserta Unit Meeting juga memiliki waktu yang terbatas, maka sebaiknya beberapa Topik yang bukan prioritas Utama bisa dialokasikan pembahasannya pada Unit Meeting di lain waktu.

MENUTUP UNIT MEETING

            Selalu selesaikan Unit Meeting tepat pada waktunya alias On Time. Pada di akhir Meeting, telaah kembali Tindak Lanjut setelah Meeting dan juga Penugasannya. Hal ini perlu dilakukan untuk menyamakan pemahaman antar peserta Unit Meeting, sekaligus sebagai poin kesimpulan. Tanyakan pula komitmen setiap Peserta terhadap hasil UNit Meeting, sebagai bagian dari komitmen mereka.

            Selain itu, tentukan pula kapan Unit Meeting selanjutnya diadakan. Juga, Notulensi Unit Meeting akan diberikan paling lambat 2 hari setelah Unit Meeting dan akan diingatkan pula pencapaian hasil Unit Meeting setiap pekannya.

LOKASI UNIT MEETING

            Lokasi Unit Meeting bisa dilakukan dimana-mana tergantung dari Kebutuhannya, antara lain :

1. Kantor Distributor, misalkan untuk mengadakan training
2. Restoran atau Cafe, misalkan untuk mengadakan celebration atau penghargaan atas prestasi
3. Rumah Manager
4. Rumah Team Captain
5. Rumah Dealer
6. Lokasi Wisata, misalkan untuk mengadakan Outbound atau Malam Keakraban
7. Dan sebagainya

TIPS UNIT MEETING AGAR  PARA PESERTA UNIT MEETING HADIR

1. Beritahu harapan anda kepada Peserta agar hadir
2. Pastikan Unit Meeting anda terencana, informatif dan menyenangkan
3. Terorganisasi ( Tempat/Waktu/Tema)
4. Libatkan Peserta
5. Ingatkan Peserta sehari sebelum Unit Meeting
6. Jika ada ‘guest speaker’ atau pembicara tamu juga diinformasikan kepada mereka

By : Imtiyaz Konsultan SDM